Vytýkací dopis: Jak ho správně napsat a kdy ho použít

Definice a účel vytýkacího dopisu

Vytýkací dopis představuje formální písemné upozornění zaměstnavatele na porušení pracovních povinností zaměstnancem. Tento dokument slouží jako významný právní nástroj v pracovněprávních vztazích, který je zakotven v zákoníku práce. Jeho hlavním smyslem je písemně informovat zaměstnance o tom, že došlo k porušení jeho pracovních povinností, a současně ho upozornit na možnost výpovědi v případě, že by k podobnému porušení došlo opakovaně.

V pracovněprávní praxi se vytýkací dopis využívá jako preventivní opatření před případným ukončením pracovního poměru. Zaměstnavatel tímto způsobem dává zaměstnanci najevo, že jeho jednání není v souladu s pracovními povinnostmi, a poskytuje mu možnost své chování napravit. Důležitým aspektem vytýkacího dopisu je jeho písemná forma, která zajišťuje prokazatelnost upozornění v případě případných budoucích sporů.

Vytýkací dopis musí obsahovat konkrétní popis porušení pracovních povinností, včetně uvedení času a místa, kdy k porušení došlo. Není dostačující pouze obecné konstatování, že zaměstnanec porušil své povinnosti. Zaměstnavatel musí přesně specifikovat, jaké konkrétní povinnosti byly porušeny a jakým způsobem. Tato specifičnost je klíčová pro případné další právní kroky.

Z hlediska pracovního práva vytýkací dopis představuje významný právní institut, který chrání jak zaměstnavatele, tak zaměstnance. Pro zaměstnavatele je důležitým důkazním prostředkem v případě, že by později došlo k rozvázání pracovního poměru. Pro zaměstnance naopak představuje jasné varování a možnost své jednání napravit před tím, než by došlo k závažnějším pracovněprávním důsledkům.

Účelem vytýkacího dopisu není primárně potrestání zaměstnance, ale spíše snaha o nápravu nežádoucího stavu a prevence před opakováním podobného jednání. Vytýkací dopis by měl být formulován věcně, profesionálně a bez emočního zabarvení. Jeho obsah by měl být srozumitelný a jednoznačný, aby zaměstnanec přesně pochopil, čeho se dopustil a jaké mohou být následky dalšího podobného jednání.

V kontextu zákoníku práce je vytýkací dopis úzce spojen s ustanovením o výpovědi z pracovního poměru. Pokud zaměstnanec i přes obdržení vytýkacího dopisu opakovaně porušuje pracovní povinnosti, může zaměstnavatel přistoupit k výpovědi podle § 52 písm. g) zákoníku práce. Proto je důležité, aby vytýkací dopis obsahoval také upozornění na možnost výpovědi v případě opakovaného porušení pracovních povinností.

Zaměstnavatel by měl při sestavování vytýkacího dopisu dbát na jeho formální náležitosti a právní korektnost. Je vhodné konzultovat jeho obsah s právním oddělením nebo externím právníkem, aby byl dokument právně nezpochybnitelný a plnil svůj zamýšlený účel v rámci pracovněprávních vztahů.

Zákonné požadavky na obsah vytýkacího dopisu

Vytýkací dopis musí splňovat několik zásadních zákonných požadavků, aby byl platný a mohl sloužit jako podklad pro případné rozvázání pracovního poměru. Základním předpokladem je přesná identifikace porušení pracovních povinností, kterého se zaměstnanec dopustil. Zaměstnavatel musí ve vytýkacím dopise konkrétně popsat, kdy k porušení došlo, v čem přesně porušení spočívalo a jaké pracovní povinnosti byly porušeny. Nestačí pouze obecné konstatování, že zaměstnanec porušil své povinnosti.

V dokumentu musí být jasně uvedeno, že se jedná o písemné upozornění na možnost výpovědi ve smyslu ustanovení § 52 písm. g) zákoníku práce. Vytýkací dopis musí obsahovat všechny formální náležitosti, včetně identifikace zaměstnavatele a zaměstnance, datum vyhotovení a podpis oprávněné osoby. Důležitou součástí je také poučení zaměstnance o možných důsledcích, pokud by došlo k dalšímu porušení pracovních povinností.

Zaměstnavatel musí ve vytýkacím dopise uvést konkrétní ustanovení pracovní smlouvy, pracovního řádu, vnitřních předpisů nebo právních předpisů, které zaměstnanec porušil. Není dostačující pouze obecné konstatování o porušení povinností. Vytýkací dopis musí být zaměstnanci prokazatelně doručen, přičemž zaměstnavatel by měl mít k dispozici důkaz o tomto doručení.

V obsahu vytýkacího dopisu by měl zaměstnavatel také specifikovat intenzitu porušení pracovní povinnosti. Zákoník práce rozlišuje mezi méně závažným porušením, závažným porušením a zvlášť hrubým porušením pracovních povinností. Toto rozlišení je klíčové pro případné další právní kroky, které může zaměstnavatel vůči zaměstnanci podniknout.

Vytýkací dopis by měl obsahovat také časové vymezení, kdy k porušení došlo, včetně uvedení konkrétních dnů či období. Pokud se jedná o opakované porušování pracovních povinností, je třeba uvést všechny případy. Zaměstnavatel by měl také zmínit předchozí upozornění či vytýkací dopisy, pokud byly zaměstnanci v minulosti doručeny.

V dokumentu musí být jasně vyjádřena výzva k nápravě současného stavu a upozornění na možné následky dalšího porušování pracovních povinností. Zaměstnanec musí mít možnost se k vytýkanému jednání vyjádřit, proto je vhodné tuto možnost v dopise výslovně uvést. Vytýkací dopis by měl být formulován věcně, profesionálně a bez emotivních výrazů, které by mohly snížit jeho právní váhu.

Zaměstnavatel musí archivovat kopii vytýkacího dopisu spolu s dokladem o jeho doručení pro případné budoucí právní spory. Je také vhodné, aby vytýkací dopis obsahoval informaci o tom, že bude založen do osobního spisu zaměstnance. Všechny tyto náležitosti jsou klíčové pro případné soudní řízení, kde může vytýkací dopis sloužit jako důkazní materiál.

Formální náležitosti vytýkacího dopisu

Vytýkací dopis musí splňovat určité formální požadavky, aby byl platný a právně účinný. Základním předpokladem je písemná forma, která je v tomto případě naprosto nezbytná. Dokument musí obsahovat přesnou identifikaci zaměstnavatele, včetně obchodní firmy nebo názvu, sídla a IČO. Stejně tak je nutné uvést kompletní identifikační údaje zaměstnance, kterému je vytýkací dopis určen, tedy jeho jméno, příjmení, datum narození a adresu trvalého bydliště.

V záhlaví dokumentu by mělo být jasně uvedeno datum vyhotovení a místo vydání vytýkacího dopisu. Součástí musí být také jednoznačné označení, že se jedná o vytýkací dopis nebo upozornění na porušení pracovních povinností. Text dopisu musí obsahovat detailní a konkrétní popis porušení pracovních povinností, včetně přesného data a času, kdy k porušení došlo. Je nezbytné uvést, jaké konkrétní povinnosti zaměstnanec porušil a jak toto jednání souvisí s jeho pracovním zařazením.

Důležitou součástí vytýkacího dopisu je odkaz na příslušná ustanovení zákoníku práce, pracovní smlouvy, vnitřních předpisů nebo jiných dokumentů, které zaměstnanec svým jednáním porušil. Text by měl také obsahovat upozornění na možné důsledky dalšího porušování pracovních povinností, včetně možnosti výpovědi z pracovního poměru podle § 52 písm. g) zákoníku práce.

V dokumentu je vhodné zmínit předchozí porušení pracovních povinností, pokud k nim došlo, včetně data a způsobu, jakým byla tato porušení řešena. Zaměstnavatel by měl v dopise jasně vyjádřit své očekávání ohledně nápravy situace a budoucího chování zaměstnance. Text musí být formulován věcně, profesionálně a bez emotivních výrazů.

Na konci dokumentu musí být uvedeno poučení o tom, že vytýkací dopis bude založen do osobního spisu zaměstnance. Nesmí chybět místo pro podpis oprávněné osoby jednající za zaměstnavatele, její jméno, příjmení a pracovní pozice. Součástí dokumentu musí být také doložka o převzetí vytýkacího dopisu zaměstnancem, kde zaměstnanec svým podpisem potvrdí, že byl s obsahem dopisu seznámen a že jej převzal. V případě, že zaměstnanec odmítne vytýkací dopis převzít, je nutné tuto skutečnost na dokumentu poznamenat a zajistit svědky, kteří toto odmítnutí dosvědčí.

Zaměstnavatel by měl vytýkací dopis vyhotovit ve dvou stejnopisech, přičemž jeden exemplář předá zaměstnanci a druhý si ponechá pro vlastní evidenci. Pro případné budoucí právní spory je důležité archivovat veškerou související dokumentaci, včetně důkazních materiálů o porušení pracovních povinností. Vytýkací dopis by měl být formulován tak, aby v případě soudního sporu obstál jako důkazní prostředek.

Zaměstnavatel má právo zaměstnance upozornit na porušení pracovních povinností, ale musí tak učinit způsobem, který nenarušuje důstojnost člověka a jeho základní práva.

Radmila Křivánková

Lhůty pro doručení vytýkacího dopisu

Při doručování vytýkacího dopisu zaměstnanci je naprosto klíčové dodržet zákonné lhůty stanovené zákoníkem práce. Zaměstnavatel musí vytýkací dopis doručit nejpozději do dvou měsíců ode dne, kdy se o porušení pracovní povinnosti dozvěděl. Tato dvouměsíční lhůta začíná běžet od okamžiku, kdy se o provinění zaměstnance dozví osoba, která je oprávněna jménem zaměstnavatele ukládat zaměstnanci pracovní úkoly, organizovat, řídit a kontrolovat jeho práci. V případě vedoucích zaměstnanců to může být jejich přímý nadřízený nebo statutární orgán společnosti.

Je důležité si uvědomit, že subjektivní dvouměsíční lhůta se počítá ode dne, kdy se zaměstnavatel prokazatelně dozvěděl o konkrétním porušení pracovní povinnosti, nikoliv ode dne, kdy k porušení došlo. Zároveň platí objektivní roční lhůta, která běží ode dne, kdy k porušení pracovní povinnosti došlo. Po uplynutí jednoho roku již zaměstnavatel nemůže vytýkací dopis účinně doručit, i kdyby se o porušení dozvěděl později.

V praxi často nastávají situace, kdy porušování pracovních povinností probíhá dlouhodobě nebo opakovaně. V takovém případě začíná dvouměsíční lhůta běžet znovu pro každé jednotlivé porušení pracovní povinnosti. Zaměstnavatel může v jednom vytýkacím dopise vytknout i více porušení pracovních povinností, musí však dodržet lhůty pro každé jednotlivé porušení.

Specifická situace nastává v případě, kdy porušení pracovní povinnosti vyjde najevo až při kontrole nebo auditu. V takovém případě začíná dvouměsíční lhůta běžet až od okamžiku, kdy byly výsledky kontroly nebo auditu oficiálně předány odpovědné osobě zaměstnavatele. To samé platí i v případě, kdy je porušení pracovní povinnosti zjištěno na základě stížnosti třetí osoby nebo při interním šetření.

Nedodržení zákonných lhůt pro doručení vytýkacího dopisu má závažné právní následky. Pokud zaměstnavatel nedoručí vytýkací dopis ve stanovené lhůtě, nemůže se později tohoto porušení pracovní povinnosti dovolávat a nemůže ho použít jako důvod pro případné rozvázání pracovního poměru. Proto je naprosto zásadní, aby zaměstnavatel věnoval dodržení těchto lhůt maximální pozornost a vedl přesnou evidenci, kdy se o porušení dozvěděl a kdy byl vytýkací dopis doručen.

V případě doručování vytýkacího dopisu musí zaměstnavatel také dodržet zákonné požadavky na způsob doručení. Vytýkací dopis musí být zaměstnanci doručen do vlastních rukou, a to buď osobně na pracovišti, prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Okamžik doručení je rozhodující pro posouzení dodržení zákonných lhůt, proto je vhodné mít doručení řádně zdokumentované, například podpisem zaměstnance na kopii dopisu nebo doručenkou.

Důvody pro vydání vytýkacího dopisu

Zaměstnavatel může přistoupit k vydání vytýkacího dopisu z několika závažných důvodů, které souvisí s výkonem práce zaměstnance a dodržováním pracovních povinností. Nejčastějším důvodem pro vydání vytýkacího dopisu je porušení pracovní kázně, které může mít různou intenzitu a podobu. Může se jednat o pozdní příchody do zaměstnání, které narušují plynulý chod pracoviště a způsobují komplikace ostatním zaměstnancům. Dalším významným důvodem je nedodržování stanovených pracovních postupů nebo bezpečnostních předpisů, což může vést k ohrožení zdraví zaměstnance i jeho kolegů.

Vytýkací dopis může být vydán také v případě, kdy zaměstnanec neuspokojivě plní své pracovní úkoly, například nedodržuje termíny, odevzdává nekvalitní práci nebo se dopouští častých chyb při výkonu své práce. Zaměstnavatel může vytýkacím dopisem reagovat i na nevhodné chování zaměstnance vůči kolegům, nadřízeným nebo zákazníkům, které poškozuje dobré jméno společnosti nebo narušuje pracovní vztahy na pracovišti.

Závažným důvodem pro vydání vytýkacího dopisu je také neomluvená absence v práci nebo svévolné opuštění pracoviště bez vědomí nadřízeného. Takové jednání může významně narušit pracovní proces a způsobit zaměstnavateli značné komplikace. Zaměstnavatel může vytýkacím dopisem reagovat také na nedodržování firemních směrnic a interních předpisů, které jsou pro zaměstnance závazné.

V některých případech může být důvodem pro vydání vytýkacího dopisu nedostatečná pracovní morálka zaměstnance, například když během pracovní doby vyřizuje soukromé záležitosti, nadměrně využívá internet k osobním účelům nebo se věnuje činnostem, které nesouvisí s jeho pracovní náplní. Zaměstnavatel může vytýkacím dopisem upozornit i na nedostatečnou péči o svěřené pracovní prostředky, jejich poškozování nebo nehospodárné využívání materiálu a zdrojů společnosti.

Vytýkací dopis může být vydán také v reakci na porušení mlčenlivosti nebo ochrany důvěrných informací, které zaměstnanec získal v souvislosti s výkonem své práce. Může jít o únik citlivých dat, sdílení obchodních tajemství nebo poskytování interních informací konkurenci. Zaměstnavatel může vytýkacím dopisem reagovat i na porušení zákazu konkurence nebo výkon výdělečné činnosti bez souhlasu zaměstnavatele, pokud tato činnost koliduje s předmětem činnosti zaměstnavatele.

V neposlední řadě může být důvodem pro vydání vytýkacího dopisu nedodržování pracovní doby, například předčasné odchody z pracoviště, prodlužování přestávek na oběd nebo nedodržování stanovené pracovní doby při práci z domova. Vytýkací dopis slouží jako formální upozornění na zjištěné nedostatky a zároveň jako právní podklad pro případné další kroky ze strany zaměstnavatele, pokud by došlo k opakovanému porušování pracovních povinností.

Následky po doručení vytýkacího dopisu

Po doručení vytýkacího dopisu zaměstnanci nastává několik významných právních následků, které mohou zásadně ovlivnit pracovněprávní vztah. Vytýkací dopis představuje oficiální písemné upozornění na porušení pracovních povinností a jeho doručení má přímý vliv na případné budoucí rozvázání pracovního poměru. Zaměstnavatel tímto krokem dává najevo svou nespokojenost s pracovním chováním zaměstnance a současně vytváří právní podklad pro případné další kroky.

Jakmile je vytýkací dopis řádně doručen zaměstnanci, začíná běžet šestiměsíční lhůta, během které může zaměstnavatel přistoupit k výpovědi z pracovního poměru, pokud by došlo k dalšímu porušení pracovních povinností. Tato lhůta je klíčová pro případné budoucí právní kroky a její nedodržení může způsobit neplatnost následné výpovědi. Zaměstnanec by měl v této době věnovat zvýšenou pozornost dodržování všech pracovních povinností, protože jakékoliv další pochybení může vést k ukončení pracovního poměru.

Zaměstnanec má po doručení vytýkacího dopisu právo se k jeho obsahu písemně vyjádřit. Toto vyjádření by mělo být předloženo zaměstnavateli v přiměřené době a mělo by obsahovat případné vysvětlení situace nebo námitky proti tvrzením uvedeným v dopise. Je důležité, aby zaměstnanec své vyjádření důkladně promyslel a případně konzultoval s odborníkem na pracovní právo, neboť může sloužit jako důležitý důkazní materiál v případném budoucím pracovněprávním sporu.

V praxi často dochází k situacím, kdy zaměstnanec vytýkací dopis ignoruje nebo jej nepřevezme. Takové jednání však není rozumné, protože doručení se považuje za uskutečněné i v případě, že zaměstnanec převzetí dopisu odmítne. Zaměstnavatel může v takovém případě učinit záznam o odmítnutí převzetí a tento záznam má stejné právní účinky jako skutečné převzetí dopisu.

Po doručení vytýkacího dopisu může zaměstnavatel také přistoupit k dalším opatřením, jako je například změna pracovního zařazení zaměstnance, zvýšený dohled nad jeho pracovní činností nebo úprava pracovních podmínek. Tyto kroky musí být však v souladu se zákoníkem práce a nesmí představovat bezdůvodnou šikanu zaměstnance. Zaměstnavatel by měl vždy jednat profesionálně a své kroky řádně dokumentovat pro případné budoucí právní řízení.

V některých případech může vytýkací dopis vést také k zahájení konstruktivního dialogu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Pokud zaměstnanec prokáže snahu o nápravu vytýkaného jednání a zaměstnavatel je otevřený k diskusi, může dojít k vyřešení situace bez nutnosti ukončení pracovního poměru. Taková situace je často ideálním výsledkem pro obě strany, protože zachovává pracovní vztah a současně vede k odstranění problematického chování.

Možnosti zaměstnance reagovat na vytýkací dopis

Zaměstnanec má několik možností, jak reagovat na obdržený vytýkací dopis od zaměstnavatele. Primárně je důležité nepodcenit situaci a začít ji aktivně řešit, protože vytýkací dopis může být prvním krokem k ukončení pracovního poměru. Zaměstnanec by měl nejprve důkladně prostudovat obsah dopisu a posoudit oprávněnost vytýkaného jednání.

Písemná reakce na vytýkací dopis je velmi doporučována, i když není ze zákona povinná. Zaměstnanec by měl v odpovědi věcně a konkrétně reagovat na všechny body, které mu zaměstnavatel vytýká. Je vhodné uvést své stanovisko, vysvětlit situaci ze svého pohledu a případně doložit důkazy, které podporují jeho tvrzení. Pokud zaměstnanec uzná své pochybení, může v odpovědi vyjádřit lítost a přislíbit nápravu vytýkaného jednání.

V případě, že zaměstnanec nesouhlasí s obsahem vytýkacího dopisu, má právo se proti němu ohradit. Může požadovat důkazy o vytýkaném jednání a zpochybnit tvrzení zaměstnavatele. Je důležité zachovat profesionální tón a vyvarovat se emotivních či agresivních reakcí. Zaměstnanec může také navrhnout osobní jednání se zaměstnavatelem k vyjasnění situace.

Zaměstnanec by si měl být vědom, že vytýkací dopis může být použit jako podklad pro případné pozdější rozvázání pracovního poměru. Proto je vhodné si ponechat kopii své písemné reakce a veškerou související dokumentaci. V případě závažnějších situací je doporučeno konzultovat situaci s právníkem specializovaným na pracovní právo.

Další možností je obrátit se na odborovou organizaci, pokud u zaměstnavatele působí. Odbory mohou poskytnout podporu a zastupovat zájmy zaměstnance při jednání se zaměstnavatelem. Zaměstnanec má také právo požádat o prošetření situace inspektorát práce, zejména pokud se domnívá, že vytýkací dopis je neoprávněný nebo že zaměstnavatel porušuje pracovněprávní předpisy.

V některých případech může být vhodné iniciovat smírné řešení situace a navrhnout konstruktivní řešení, které by bylo přijatelné pro obě strany. To může zahrnovat například dodatečné školení, změnu pracovních postupů nebo lepší komunikaci s nadřízeným. Zaměstnanec by měl také zvážit, zda vytýkané jednání nemá hlubší příčiny, jako například nedostatečné pracovní podmínky nebo nejasné pracovní instrukce.

Je důležité reagovat na vytýkací dopis v přiměřené lhůtě, ideálně do několika pracovních dnů od jeho doručení. Dlouhé otálení s odpovědí může být interpretováno jako nezájem o řešení situace nebo souhlas s vytýkanými skutečnostmi. Zaměstnanec by měl svou odpověď doručit prokazatelným způsobem, například osobním předáním proti podpisu nebo doporučeným dopisem s dodejkou.

Archivace a evidence vytýkacího dopisu

Vytýkací dopis je důležitým personálním dokumentem, který musí být řádně archivován a evidován v souladu s platnými předpisy a interními směrnicemi zaměstnavatele. Zaměstnavatel je povinen uchovávat vytýkací dopis po dobu minimálně 3 let od data jeho vyhotovení, což vyplývá z obecné promlčecí lhůty stanovené zákoníkem práce. V případě, že na základě vytýkacího dopisu dojde k následnému rozvázání pracovního poměru, doporučuje se dokument archivovat po dobu až 5 let pro případné právní spory.

Parametr vytýkacího dopisu	Zákonné požadavky
Forma	Písemná
Zákonný podklad	§ 52 písm. g) zákoníku práce
Povinné náležitosti	Popis porušení, datum, konkrétní skutek
Lhůta pro doručení	Do 2 měsíců od zjištění porušení
Platnost upozornění	12 měsíců od doručení
Způsob doručení	Osobně nebo poštou s doručenkou

Archivace vytýkacího dopisu musí být provedena tak, aby byla zajištěna jeho neporušenost, čitelnost a autenticita. Dokument by měl být uložen v osobním spisu zaměstnance, který je obvykle veden personálním oddělením. Je nezbytné zajistit, aby k dokumentu měly přístup pouze oprávněné osoby, typicky přímý nadřízený zaměstnance, pracovníci personálního oddělení a vedení společnosti. Vytýkací dopis musí být evidován v systému spisové služby nebo v jiném odpovídajícím evidenčním systému zaměstnavatele.

Při archivaci je nutné dodržet několik zásadních pravidel. Originál vytýkacího dopisu musí být podepsán oprávněnou osobou a zaměstnancem, kterému je vytýkáno porušení pracovních povinností. Na dokumentu musí být uvedeno datum převzetí zaměstnancem. V případě, že zaměstnanec odmítne vytýkací dopis převzít, je třeba tuto skutečnost na dokumentu poznamenat a zajistit svědectví dalších osob o tomto odmítnutí. Doporučuje se vyhotovit také kopii vytýkacího dopisu, která bude sloužit jako záložní dokument.

V rámci evidence vytýkacího dopisu je vhodné vést přehledný systém, který umožní rychlé dohledání dokumentu. Evidence by měla obsahovat minimálně tyto informace: jméno zaměstnance, datum vyhotovení vytýkacího dopisu, stručný popis vytýkaného jednání a způsob doručení dokumentu. Zaměstnavatel by měl také evidovat veškerou související dokumentaci, jako jsou například předchozí upozornění na porušování pracovních povinností, záznamy z osobních pohovorů nebo svědecké výpovědi.

Pro zajištění právní jistoty je důležité archivovat také doklady o doručení vytýkacího dopisu zaměstnanci. V případě osobního předání je to podpis zaměstnance na kopii dopisu, v případě poštovního doručení doručenka. Tyto dokumenty mohou být klíčové při případném soudním sporu, kdy zaměstnavatel musí prokázat, že vytýkací dopis byl zaměstnanci řádně doručen.

V současné době mnoho zaměstnavatelů přechází na elektronickou archivaci dokumentů. I v tomto případě musí být zajištěna odpovídající úroveň zabezpečení a možnost prokázání pravosti dokumentu. Elektronická archivace musí splňovat požadavky na ochranu osobních údajů podle GDPR a dalších relevantních předpisů. Doporučuje se vytvořit záložní kopie elektronicky archivovaných dokumentů a pravidelně kontrolovat jejich čitelnost a dostupnost.

Nejčastější chyby při sestavování vytýkacího dopisu

Při sestavování vytýkacího dopisu se zaměstnavatelé často dopouštějí několika zásadních pochybení, která mohou později způsobit významné právní komplikace. Jednou z nejčastějších chyb je nedostatečně konkrétní popis vytýkaného jednání. Zaměstnavatelé často používají pouze obecné formulace jako porušení pracovních povinností nebo nevhodné chování na pracovišti, aniž by přesně specifikovali, kdy k porušení došlo a v čem přesně spočívalo.

Další závažnou chybou je opomenutí uvedení přesného data a času, kdy k porušení pracovních povinností došlo. Bez těchto konkrétních časových údajů může být vytýkací dopis právně zpochybnitelný. Zaměstnavatelé také často zapomínají na důležitost uvedení svědků nebo jiných důkazů, které porušení pracovních povinností dokládají. V případném soudním sporu pak může být obtížné prokázat oprávněnost vytýkacího dopisu.

Významným pochybením je také nedodržení zákonné lhůty pro doručení vytýkacího dopisu. Podle zákoníku práce musí být vytýkací dopis doručen v přiměřené době od zjištění porušení pracovních povinností, ideálně do několika dnů. Pokud zaměstnavatel otálí s doručením vytýkacího dopisu příliš dlouho, může to být považováno za konkludentní prominutí provinění.

Zaměstnavatelé také často chybují v tom, že v dopise neuvádějí možné důsledky dalšího porušování pracovních povinností. Je důležité zaměstnance upozornit, že v případě opakování podobného jednání může dojít k rozvázání pracovního poměru. Absence tohoto upozornění může později komplikovat případné ukončení pracovního poměru.

Další častou chybou je nevhodná forma doručení vytýkacího dopisu. Zaměstnavatel musí být schopen prokázat, že zaměstnanec dopis skutečně převzal. Proto je nutné zajistit předání dopisu proti podpisu nebo jej zaslat doporučeně s dodejkou. Někteří zaměstnavatelé chybně spoléhají na elektronickou komunikaci bez zaručeného elektronického podpisu nebo na ústní předání výtky.

V praxi se také setkáváme s případy, kdy zaměstnavatelé ve vytýkacím dopise kombinují více různých porušení pracovních povinností, která spolu nesouvisejí. To může vést k nepřehlednosti a zmatenosti vytýkacího dopisu. Každé závažné porušení pracovních povinností by mělo být řešeno samostatným vytýkacím dopisem.

Zaměstnavatelé také často opomíjejí povinnost archivace vytýkacího dopisu a souvisejících dokumentů. V případě budoucích sporů je nutné mít k dispozici kompletní dokumentaci, včetně důkazů o doručení a případných vyjádření zaměstnance. Absence této dokumentace může významně oslabit právní pozici zaměstnavatele.

Nezřídka se stává, že vytýkací dopis obsahuje emocionálně zabarvené formulace nebo subjektivní hodnocení situace. Vytýkací dopis by měl být vždy věcný, profesionální a založený na objektivních faktech. Osobní antipatie nebo emoce do něj nepatří a mohou snížit jeho právní váhu.

Vzorový příklad vytýkacího dopisu

V následujícím textu je uveden kompletní vytýkací dopis, který zaměstnavatel ABC, s.r.o., se sídlem v Praze, zasílá svému zaměstnanci Janu Novákovi. Pan Novák opakovaně porušoval své pracovní povinnosti pozdními příchody do zaměstnání a neohlášenými absencemi.

ABC, s.r.o.

Průmyslová 123

150 00 Praha 5

IČO: 12345678

Pan

Jan Novák

Květinová 456

150 00 Praha 5

V Praze dne 15. března 2023

Vytýkací dopis - upozornění na porušování pracovních povinností

Vážený pane Nováku,

tímto dopisem Vám vytýkáme soustavné porušování pracovních povinností, kterého se dopouštíte v souvislosti s výkonem své práce na pozici skladníka v naší společnosti. Konkrétně se jedná o opakované pozdní příchody do zaměstnání a neohlášené absence v období od ledna 2023 do současnosti.

Dle našich záznamů docházky jste se v uvedeném období dopustil následujících porušení pracovní kázně: Ve dnech 5.1., 12.1., 25.1., 8.2., 15.2., 1.3. a 10.3. 2023 jste se dostavil do zaměstnání se zpožděním přesahujícím 30 minut, aniž byste toto zpoždění předem ohlásil svému nadřízenému. Ve dnech 20.2. a 6.3. 2023 jste se nedostavil do zaměstnání vůbec a svou nepřítomnost jste neohlásil ani dodatečně neomluvil.

Tímto jednáním porušujete své základní povinnosti vyplývající z pracovního poměru, zejména povinnost dodržovat stanovenou pracovní dobu a řádně využívat pracovní dobu k vykonávání svěřených pracovních úkolů, jak stanoví § 301 písm. b) zákoníku práce. Zároveň porušujete i vnitřní předpis zaměstnavatele - Pracovní řád, konkrétně článek 5, který upravuje povinnosti zaměstnanců v souvislosti s docházkou do zaměstnání.

Důrazně Vás upozorňujeme, že pokud budete v tomto jednání pokračovat, bude zaměstnavatel nucen přistoupit k ukončení pracovního poměru výpovědí dle § 52 písm. g) zákoníku práce pro soustavné méně závažné porušování pracovních povinností, případně okamžitým zrušením pracovního poměru dle § 55 odst. 1 písm. b) zákoníku práce, pokud by došlo k závažnému porušení pracovních povinností.

Očekáváme, že si toto upozornění vezmete k srdci a neprodleně zjednáte nápravu svého chování. V případě, že máte jakékoliv osobní či pracovní problémy, které Vám brání v řádném plnění pracovních povinností, jsme připraveni je s Vámi projednat a hledat vhodné řešení.

Žádáme Vás o písemné vyjádření k výše uvedeným skutečnostem do 5 pracovních dnů od doručení tohoto dopisu.

S pozdravem

Ing. Petr Svoboda

vedoucí personálního oddělení

ABC, s.r.o.

Převzal dne: ........................

Podpis zaměstnance: ........................